ملزومات بایگانی

ملزومات بایگانی چه کاربردی دارند

بیشتر مردم به جز آن‌ هایی که سرو کارشان با سازمان های دولتی است با واژه بایگانی آشنایی زیادی ندارند؛ اما اگر بخواهیم به طور کلی تعریفی از بایگانی داشته باشیم. بایگانی به تمامی اسناد و مدارک عمومی یا دولتی گفته می شود که توسط یک سازمان یا ارگان دولتی یا خصوصی نگهداری می شوند. از طرفی خیلی از افراد بایگانی را تنها متعلق به سازمان های دولتی نمی دانند. آن ها باور دارند اسناد و مدارکی در خانه توسط خانواده ها نگهداری می شود نیز بایگانی نام دارد.

بایگانی چه اهمیتی دارد

مسلما بایگانی مدارک با ارزش و گران بهایی هستند که توسط افراد، سازمان یا ارگان ها نگهداری می شوند. در بعضی از موارد کلیه ارزش اموال و یا مدارک مهم دولتی به نحوه نگهداری این بایگانی ها بستگی دارد.

ملزومات بایگانی چیست و چه کاربردی دارد

تا به این جا با اهمیت بایگانی و کاربرد آن آشنا شده شده ایم. به همین دلیل مسلما برای نگهداری از بایگانی باید از ملزومات خاصی استفاده شود. این وسایل باید استحکام و مقاومت بالایی داشته باشند تا بتوانند از بایگانی‌ها محافظت کنند. چرا که بایگانی‌ها ممکن است با حوادثی اعم از سوختگی، خیس شدن و پاره شدن مواجه باشند؛ به همین دلیل باید ملزومات نگهداری بایگانی از مقاومت بالایی برخوردار باشند.

زونکن بایگانی

زونکن یکی از ملزومات و وسایل اولیه و کاربردی برای نگهداری بایگانی است. کلاسور یا زونکن پوشه یا پرونده محکم و بزرگ است که معمولا از جنس پلاستیک، مقوا و به ندرت از چوب تولید می شوند. زونکن با استفاده از گیره های فلزی اسناد و مدارکی که را پانج شده اند در خود نگهداری می کنند. کلاسور یا زونکن ها از انظر سوراخ یا قابلیت بایگانی کاغذ انواع مختلفی دارند و معمولا بین دوست تا پانصد برگ کاغذ گنجایش دارند. زونکن پلاستیکی یا زونکن pp، زونکن مقوایی و زونکن از جمله پر کاربردترین زونکن ها شناخته می شوند.

کمد یا قفسه بایگانی

همانطور که گفته شد مدارک و اسناد از مهمترین اجزای هر ارگان، شرکت و یا موسسه ای محسوب می شوند که باید تمامی آن ها مرتب و دسته بندی شوند. بنابراین نگهداری از این مدارک و اسناد کاری آسانی نیست و به انرژی، زمان و همین طور مکانی مناسب نیاز دارد؛ مکانی که کاملا استحکام و مقاومت کافی داشته باشد. از طرفی نکته ای که علاوه بر نگهداری از مدارک و بایگانی ها اهمیت دارد؛ چگونه دسترسی به آن هاست. بنابراین برای جمع آوری و بایگانی بیشتر مدارک از قفسه یا کمد بایگانی استفاده می کنند. قفسه یا کمد بایگانی همان کمد معمولی است که معمولا از جنس فلز می باشد. قفسه های بایگانی انواع مختلفی دارند که از جمله آن ها می توان به قفسه برقی، قفسه اتوماتیک، قفسه کتابخانه ای و قفسه سبک اشاره کرد.  از طرفی یکی دیگر از نکاتی که امروزه برای سازمان ها اهمیت دارد نحوه طراحی دکوراسیون داخلی ساختمان است؛ بنابراین آن ها سعی دارند که از کمدی استفاده کنند که علاوه بر استحکام و مقاومت کافی حجم کمی نیز داشته باشند.

قیمت ملزومات بایگانی

ملزومات بایگانی اعم از کمد، کلاسور، پوشه، دفاتر مالی و اداری و..... با توجه به جنس و کیفیتی که دارند از قیمت های مختلف و متنوعی برخوردارند. یعنی به طور کلی ملزومات بایگانی قیمت مشخصی ندارند و با توجه به نکات گفته شده قیمت های متفاوتی  دارند. قبل از خرید زونکن چه به صورت آنلاین و چه به صورت حضوری قیمت های آن ها را با یکدگیر مقایسه کرده و سپس خرید کنید.

نحوه خرید ملزومات بایگانی

برای خرید ملزومات بایگانی راهکارهای زیادی وجود دارد اولین روش این است که بازارهای موجود بروید و مطابق با دفتر کاری تان ملزومات بایگانی مورد نیاز خود را خریداری کنید. از طرفی یکی دیگر از روش های خرید ملزومات بایگانی استفاده از فروشگاه های آنلاین  یا اینترنتی است.

مزایای خرید از فروشگاه‌های آنلاین

خرید کردن نه تنها ملزومات بایگانی بلکه سایر وسایل اداری از فروشگاه های آنلاین مزایا و نقاط قوتی زیادی به همراه دارد. بیشترین چالش هایی که افراد هنگام خرید ملزومات بایگانی سنگین مانند قفسه یا کمد از بازارهای حضوری با آن مواجه هستند؛ حمل و نقل آن هاست. در صورتی که زمانی که شما از بازارهای آنلاین خرید می کنید. کلیه محصولات تان را در درب محل دریافت می کنید و دیگر نیازی به صرف انرژی و زمان زیاد برای گشتن در بازارهای حضوری نیست. از طرفی ممکن است در زمان حمل و نقل به صورت شخصی ملزومات بایگانی مانند کمد آسیب ببینند و زمانی که شما از فروشگاه های آنلاین خرید می کنید محصولات تان را با ضمانت سلامت کالا در محل دریافت می کنید. همچنین محصولاتی که در فروشگاه های آنلاین عرضه می شوند از ضمانت و گارانتی برخوردارند که اگر دچار مشکلی شوند می توانید از آن ها استفاده کنید.

نحوه نگهداری از ملزومات بایگانی

مسلما ملزومات بایگانی به دلیل استقامت و دوام بالایی که دارد به رعایت نکات زیادی برای نگهداری نیازی ندارند و تنها نکته ای که باید به آن توجه کرد این  است ملزومات بایگانی مانند قفسه یا کمد محل خیلی خوبی برای سوسک و حشرات موذی هستند بنابراین باید هر چند وقت یک بار داخل آن ها به خوبی تمیز شود تا حشرات موذی در آن جمع نشوند. همچنین یکی دیگر از نکاتی درباره ملزومات بایگانی کوچک مانند زونکن و کاور کاغذ اهمیت دارد قرار دادن آن ها داخل کمد در محلی که در معرض تابش نور آفتاب و رطوبت قرار ندارند. اصولا به جرات می توان گفت خرید و نگهداری بایگانی کاری سخت و زمان بری نیست و شما می توانید با خرید از یک فروشگاه آنلاین معتبر به راحتی آن ها را تهیه کنید.